Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT  “C.C.”

 

Rechten en verplichtingen der leden

Artikel 1.

1.   Het bestuur stelt het baanreglement vast.

2.   De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de baanexploitant en/of Technische Commissie. Passende kle­ding en schoeisel op de baan is voorgeschreven.

3.   Seniorleden worden onderscheiden in gewone senior leden, senior 65+ (op verzoek), scholieren en ochtend­leden.

4.   Dagleden hebben uitsluitend speeltijd van maandag tot en met vrijdag tot 17.00 uur.

5.   De kleuren van de vereniging zijn blauw-wit.

Artikel 2.

a.   De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de ledenadministrateur op te geven.

b.   Zij zijn tevens verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld of andere verschuldigde bedragen te voldoen binnen 30 dagen na oplegging, tenzij anders is aangegeven.

c.   De in artikel 8 van de Statuten genoemde KNLTB-bijdragen met betrekking tot de ereleden wordt door de vereniging bekostigd.

Artikel 3.

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs-, kascommissie en T.C.-vergadering zijnde), wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.

 

Vergaderingen

Artikel 4.

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 5.

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen vóór de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuurs­leden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 6.

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door tien seniorleden, ereleden of leden van verdiensten. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.

Artikel 7.

1.   De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending der convocaties door tenminste tien leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

2.   In de maand november wordt een algemene ledenvergadering gehouden ter vaststelling van de begroting en de contributies voor het volgende jaar. Indien de aanpassing van de contributies de index consumentenprijzen plus de aanpassingen van de KNLTB-bijdragen niet te boven gaan, is het bestuur bevoegd de nieuwe contributies vast te stellen.

Artikel 8.

1.   Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, het welk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

2.   Een bestuursvergadering is geldig indien de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. (was art. 24, model n.v.t.)

3.   Door goedkeuring van de over het afgelopen verenigingsjaar gedane verantwoording is het bestuur gedechargeerd (was art. 27, model n.v.t.)

 

Commissies

Artikel 9.

1.   De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies - met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten - kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

2.   Iedere commissie dient van al haar vergaderingen en besprekingen schriftelijk verslag binnen 10 dagen aan het secretariaat te zenden, ter kennisname aan het bestuur. De voorzitter is verplicht de hiervoor genoemde verslagen tenminste drie jaar lang te bewaren.

3a  De voorzitter van alle commissies vertegenwoordigen hun commissie ten opzichte van het bestuur en zijn tegenover het bestuur verantwoordelijk ten aanzien van alle commissie-activiteiten

3b  Zij zijn gerechtigd de bestuursvergaderingen –na een daartoe gedaan verzoek aan de voorzitter of diens plaatsvervanger- bij te wonen om de commissie-aangelegenheden te bespreken of verantwoording af te leggen.

Artikel 10.

1.   De penningmeester zal zijn rekening en verantwoording uiterlijk vijf dagen voor de datum van de jaarvergadering ter controle voorleggen aan de financiële commissie.

2.   De leden van deze Commissie worden ieder jaar benoemd door de jaarvergadering van het voorafgaande jaar en hebben zitting voor de duur van één jaar. Een zelfde persoon zal slechts driemaal achtereen in de commissie zitting kunnen hebben.

3.   De jaarvergadering is gerechtigd tot het aanwijzen van plaatsvervangende leden. Indien een zodanig plaatsvervangend lid optreedt ter vervanging van een commissielid, geldt zulks als de vervulling van een zittingsperiode in de zin van de laatste volzin van het vorige lid.

4.   Elk op de jaarvergadering aanwezige stemgerechtigd lid is bevoegd tot het stellen van kandidaten.

 

Besluitvorming

Artikel 11.

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan conform het bepaalde in de statuten.

Artikel 12.

Indien tot stemming wordt overgegaan over personen, dan geschiedt dat door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

Artikel 13.

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald.

 

Bestuur

Artikel 14.

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treedt één bestuurslid af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

Artikel 15.

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzittergekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 16.

Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Artikel 17.

Het bedrag als bedoeld in artikel 10, lid 3 onder sub c der Statuten, wordt gesteld op 5% van de totaal begrote inkomsten van het betreffende jaar (10% in geval van situaties die geen uitstel dulden).

Artikel 18

Indien bij het stemmen in een bestuursvergadering de stemmen staken, heeft de voorzitter de doorslaggevende stem.

 

Verplichtingen van het bestuur

Artikel 19.

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

a.   namen en adressen van de in artikel 4 der Statuten bedoelde personen;

b.   presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;

c.   de bezittingen en schulden van de vereniging.

Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen. Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.

 

Aanmeldingsformulier

Artikel 20

Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en -datum.

 

Introductie

Artikel 21

Introductie op de banen is toegestaan onder de volgende voorwaarden:

1.   Men dient bij één van de bestuursleden of een door het bestuur aangewezen persoon onder opgave van naam, adres, tijdstip e.d. een  bewijs van introductie op te halen.

2.   Personen woonachtig in Dordrecht of omgeving kunnen per seizoen in principe hoogstens tweemaal in totaal geïntroduceerd worden .

3.   Men dient zich stipt te houden aan de eventuele beperkende bepalingen die bij een introductie worden meegegeven.

4.   Introductie van jeugdleden van andere tennisverenigingen is gratis.

 

Gedraging op het park

Artikel 22

Op het park is het verboden om enige vorm van verdovende middelen te gebruiken of bij zich te dragen. Bij ontdekking zal men door een bestuurslid, toernooileiding of VCL worden verzocht het tennispark te verlaten. Wordt hier geen gehoor aangegeven dan zal de politie worden ingeschakeld en wordt er aangifte gedaan van lokaalvredebreuk (art. 139 Wetboek van strafrecht)

Artikel 23

Het is verboden om op het park een geluidsinstallatie mee te nemen en in gebruik te nemen, met uitzondering van trainingsdoeleinden, zonder hierbij de overige gebruikers van het tennispark te hinderen. 

 

Slotbepalingen

Artikel 24

Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

Artikel 25

In alle gevallen waarin dit Reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

Artikel 26

 

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 25 juni 2001. Eerste wijziging op 25 maart 2002. Tweede wijziging (art. 14) op 6 april 2009.

Derde wijziging (artikel 23 en 24) 27 november 2017.

 

 

 

 

Wettelijke regels rond de vereniging

 

CC is een vereniging. Een vereniging is een rechtspersoon voor de Nederlandse wet. De rechten en plichten van een vereniging worden geregeld in het Burgerlijk Wetboek, boek 2, artikel 26 t/m 52.

Een vereniging wordt in het algemeen opgericht door bij de notaris hiervan een akte op te maken. Dit is niet noodzakelijk, maar zonder notaris heeft de vereniging beperkte rechtsbevoegdheid (de bestuurders zijn hoofdelijk aansprakelijk. De vereniging kan geen registergoederen verkrijgen en geen erfgenaam zijn). Wanneer een vereniging bij de notaris opgericht is, zijn er ook statuten. Hierin staat ten minste de naam en zetel van de vereniging, het doel van de vereniging, de verplichtingen van de leden, de wijze van bijeenroepen van de algemene (leden)vergadering en de wijze van benoeming/ontslag van de bestuurders. Ook moet er worden bepaald wat er met een batig saldo van de vereniging gebeurt in geval van ontbinding of er moet een wijze omschreven worden hoe de bestemming van een batig saldo zal worden bepaald. Verder laat de Nederlandse wet ruimte over om andere zaken in de statuten vast te leggen.

 

Doel

Een vereniging heeft een doel dat nagestreefd wordt. Dit doel mag echter niet het verdelen van winst onder de leden zijn. Wat niet wil zeggen dat er geen winst gemaakt mag worden, maar deze moet ingezet worden voor een bepaald doel (zoals het doel van de vereniging, kennisdeling, verbetering van de kwaliteit, liefdadigheid, etc.).

 

Vergadering van de leden

Een vereniging wordt gevormd door haar leden. Dat kunnen zijn natuurlijke personen (mensen) of rechtspersonen (bijvoorbeeld ondernemingen). Zij zijn lid omdat zij het doel steunen. De leden betalen meestal contributie om de vereniging draaiend te houden. Leden hebben invloed op het beleid van de vereniging via de algemene (leden)vergadering (ALV). Deze wordt doorgaans ten minste eenmaal per jaar gehouden; elk lid wordt daarvoor bij convocatie opgeroepen en is in de vergadering stemgerechtigd. Bij deze jaarlijkse ALV presenteert het bestuur de resultaten van de vereniging en nieuwe plannen. Ook legt het bestuur verantwoording af over het financieel beheer en wordt het bestuur ter zake gedechargeerd na controle (door een accountant of een kascommissie).

Ook wordt een ALV gehouden bij een bestuurswisseling of een statutenwijziging. Het bestuur roept doorgaans de ledenvergadering bijeen, maar dat is ook mogelijk door een deel van de leden (tien procent, of een lager percentage als de statuten dat bepalen). Bij (zeer) grote verenigingen is het houden van een ALV onhandig of soms zelfs onmogelijk, omdat het aantal leden op de vergadering te groot zou worden. In zo'n geval voorzien de statuten meestal in een getrapte vertegenwoordiging: de leden kiezen uit hun midden vertegenwoordigers die tezamen het hoogste orgaan van de vereniging vormen. Zo'n vertegenwoordiging heet vaak de Ledenraad of de Bondsraad. Voorbeelden zijn de ANWB( meer dan 3 miljoen leden), de FNV (1,2 miljoen leden) en de Consumenten­bond (600 duizend leden).

Het bestuur bepaalt over het algemeen de vergaderagenda en kan op deze wijzen de vergadering in grote mate sturen. Leden kunnen enkel onderwerpen naar voren brengen door een motie in te dienen of door het bestuur voorafgaand aan de vergadering schriftelijk te verzoeken om een onderwerp op de agenda te zetten. In de statuten of het huishoudelijk reglement kan bepaald worden dat een verzoek betreffende het opnemen van een agendapunt ingediend moet worden door een bepaald aantal leden.

 

Bestuur

Een vereniging heeft een bestuur. Het bestuur wordt vaak uit de leden gekozen en deze besturen vertegenwoordigen de vereniging (in en buiten rechte). Zij zijn belast met de dagelijkse gang van zaken. Het bestuur bestaat ten minste uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het bestuur heeft ten opzichte van de vergadering eigen rechten en plichten. Het bestuur is bij uitsluiting bevoegd om het dagelijkse beleid van de vereniging te bepalen. In beginsel zit het bestuur de vergadering voor en bepaalt het bestuur de agenda van de vergadering, hierover kan echter een afwijkende bepaling opgenomen worden in de statuten.

 

Verdeling van bevoegdheid tussen bestuur en vergadering

Een vaak gehoord adagium is dat de vergadering het hoogste orgaan van de vereniging is, dit beginsel is echter achterhaald. Sinds het Aurora arrest van 19 februari 1960 wordt aangenomen dat de vergadering en het bestuur beide gelijkwaardige organen van een rechtspersoon zijn, die beide hun eigen bevoegdheid hebben. Het bestuur is belast met het dagelijks beleid van de vereniging (en dit is dan ook voorbehouden aan het bestuur), de vergadering is enkel belast met besluiten aangaande het voortbestaan en de organisatie van de vereniging, zoals: statutenwijzigingen; benoemen en ontslag van bestuur; wijzigen en aannemen van huishoudelijke reglementen; toetreding en royement van leden; en; goedkeuring van begrotingen en eindafrekeningen.

 

Competentiegeschillen

Door middel van een motie kan een vergadering een besluit nemen over een onderwerp welke voorbehouden is aan de competentie van het bestuur, zijnde een besluit welke betrekking heeft op beleid. Het bestuur is dan echter vrij om geen gevolg te geven aan de motie. Een feitelijk gevolg van het 'in de wind slaan' van een motie kan wel zijn dat het bestuur wordt afgezet door middel van een motie van wantrouwen.

Enkel door middel van een statuten wijziging kan een vergadering beleid dwingend voorschrijven aan het bestuur. Het is echter niet mogelijk om in de statuten op te nemen dat een vergadering bevoegd is om naar eigen inzicht beleid te vormen omdat deze bepaling een te grote inbreuk maakt op de wettelijke competentieverdeling. Het bestuur moet in algemene zin bij uitsluiting bevoegd blijven om het beleid te bepalen.

 

Opzegging

Sinds december 2011 schrijft Boek 2 B.W. voor dat de vereniging er zorg voor draagt dat leden de voor opzegging van het lidmaatschap noodzakelijke informatie eenvoudig kunnen raadplegen. De informatie moet in ieder geval opvallend worden vermeld op de hoofdpagina van de website en op bladzijde 1, 2 of 3 van het ledenblad, indien een vereniging gebruik maakt van deze communicatiemiddelen.